Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: FINASES LR, S.L. — NIF B88982806
• Domicilio: Carrer de Trafalgar 52, Esc. 4, Pta. A, 46023 València
• Persona de contacto: Luis Ronda Bermejo
• Contacto de privacidad: info@finases.com. finases no tiene designado un delegado de protección de datos.

Si llegas a finases a través de tu asesoría. Cuando una asesoría usa finases para gestionar los datos de la empresa de un cliente suyo, la responsable de esos datos es la empresa del cliente; la asesoría actúa como encargada del tratamiento y finases como subencargado (art. 28 RGPD), autorizado por la asesoría en su contrato con finases, y trata esos datos solo siguiendo sus instrucciones y para prestar el servicio. finases y la asesoría firman ese contrato antes de que la asesoría dé de alta a sus clientes.

Lo mismo cuando eres tú quien da de alta en finases datos de otras personas —tus clientes y proveedores, o tus trabajadores—: de esos datos el responsable eres tú, y finases los trata como encargado, solo para prestarte el servicio. Ese contrato de encargo formará parte de las Condiciones, como anexo, y se firmará antes de que des de alta datos reales de tus clientes, proveedores o trabajadores.

2. Datos que tratamos

• Datos de cuenta: email y credenciales de acceso.
• Datos de empresa y facturación: razón social (y, si eres persona física, tus apellidos y tu nombre por separado, que pide el fichero de la Sede), NIF, domicilio, teléfono, provincia y el logo de tu empresa; los datos fiscales de la empresa que nos indicas o confirmas (forma jurídica, régimen fiscal y de IVA, método de estimación del IRPF, actividad (CNAE) y epígrafe, tipo y fecha de inicio de actividad, y las respuestas que nos das para calcular tus modelos —por ejemplo, si tienes operaciones exentas de IVA, si pagas el alquiler de un local, si estás dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios, el rendimiento neto de tu actividad del año anterior y a qué año corresponde, o si te aplicas la deducción por vivienda habitual en el modelo 130—), con la fecha y el usuario de tu cuenta que las indicó, para que Claudia y el equipo de finases puedan ayudarte en tus siguientes consultas; las ayudas y novedades que te interesan y los avisos que eliges recibir; clientes y proveedores (nombre, NIF, email, país y de dónde salió ese dato), facturas y sus líneas (conceptos, importes, moneda y tipo de cambio aplicado, fechas, IBAN cuando aplica) e impuestos.
• Documentos que el usuario suba (p. ej. facturas en PDF o imagen) para su lectura asistida.
• Libros registro que importas (los que descargas de la Agencia Tributaria o te da tu asesoría): no guardamos el fichero; guardamos las facturas que salen de él y, de cada una, una huella del libro de origen (qué fichero, qué hoja y qué fila, y el NIF de la otra parte), para que siempre se sepa de dónde vino.
• Gastos de personal que nos declaras para tus modelos: el total de sueldos brutos, la Seguridad Social a cargo de la empresa, tu cuota de autónomos y los totales de nóminas y retenciones de cada trimestre (casillas del modelo 111), con de dónde los sacaste. Son totales: no guardamos nóminas ni datos de cada trabajador. Si solo tienes una persona en nómina, ese total es su sueldo, y lo tratamos como un dato suyo.
• Invitaciones y notas: el email de las personas que invitas a tu empresa en finases; las notas que nos dejas para el equipo (desde la web o pidiéndoselo a Claudia) y los recordatorios que creas.
• Tu aceptación de las Condiciones de uso y de esta política: qué versión aceptaste, cuándo, desde qué cuenta (tu usuario y su email) y, si la hay, para qué empresa y con qué papel en ella. Lo guardamos para poder demostrar que las aceptaste, porque las Condiciones son el contrato con finases; cuando cambian, te pedimos que aceptes la nueva versión al entrar.
• Tu preferencia de avisos de novedades: cuando la cambias, guardamos el nuevo valor, el texto que tenías delante, cuándo, si fue en la web o hablando con Claudia y qué usuario la cambió. Es una preferencia del servicio, no un consentimiento: solo decide si ves esos avisos en tu panel (no te enviamos correos de novedades), y la cambias cuando quieras en «Tu cuenta».
• Datos de uso y técnicos (logs, métricas de consumo de los agentes).
• Retribución del administrador (solo sociedades que la preparen con finases): su NIF, nombre y provincia, el importe mensual, la retención, la cuota de autónomos pagada por la sociedad y las respuestas de encuadre, para preparar el recibo mensual, las casillas del modelo 111 y del 190 y el certificado anual de retenciones. Se conservan como las facturas (obligación del retenedor, art. 105 de la Ley del IRPF).
• Datos de contacto que dejas en el chat de la web (nombre, email o teléfono, empresa y lo que nos cuentas de tu necesidad), para que el equipo de finases pueda responderte.
• Historial del asistente del área de clientes: las conversaciones se guardan asociadas a tu usuario y a la empresa para poder retomarlas; puedes eliminarlas en cualquier momento desde el propio chat.
• WhatsApp (solo si decides vincular tu WhatsApp con finases): el identificador que WhatsApp asigna a tu cuenta para finases y, si lo compartes, tu número de teléfono móvil, para reconocerte; los últimos mensajes de tu conversación con Claudia (hasta cinco intercambios: solo se usan durante los 30 minutos siguientes a cada mensaje, la conversación siguiente los sustituye y no se borran por tiempo, sino cuando desvinculas); y las fotos o PDF de tickets que envíes, que se archivan como documentos de tu empresa igual que los que subes en la web. No guardamos tu nombre de perfil ni tu nombre de usuario de WhatsApp. Puedes desvincular tu WhatsApp cuando quieras desde «Mi cuenta»; al hacerlo se borra también la conversación reciente.

3. Finalidades

• Prestar el servicio de gestión de facturación y estimaciones fiscales.
• Autenticar al usuario y dar acceso a su área de cliente.
• Lectura asistida de documentos y asistentes mediante IA.
• Soporte, seguridad y mejora del servicio.
• Ayudarte en tus siguientes consultas: los datos fiscales que nos indicaste, y quién y cuándo los indicó, los usan solo Claudia y el equipo de finases.
• Ayudarte cuando hay una incidencia con tu cuenta o tu empresa.
• Atender las solicitudes de información recibidas por el chat de la web.
• Poder demostrar que aceptaste las Condiciones de uso, y qué versión.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

4. Base jurídica

El tratamiento se basa en la ejecución del contrato de prestación del servicio (art. 6.1.b RGPD), el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c), el consentimiento cuando proceda (art. 6.1.a) y el interés legítimo (art. 6.1.f) para la seguridad y mejora del servicio.

5. Encargados del tratamiento y otros destinatarios

Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que tratan datos por cuenta de finases (encargados del tratamiento, art. 28 RGPD):

• Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento de los documentos que subes.
• Render — alojamiento del backend (API).
• Vercel — alojamiento y distribución de la aplicación web (frontend) a través de su red global de servidores; al entrar en el área de clientes, esa red renueva tu sesión de acceso.
• Resend — envío de los correos del servicio: (a) acceso y restablecimiento de contraseña, a través de Supabase Auth; (b) las facturas de tu suscripción, los avisos de cobro pendiente y de fin del periodo de prueba, los recordatorios fiscales y el informe mensual que actives; y (c) los avisos internos al equipo de finases: cuando dejas tus datos de contacto en el chat de la web y, una vez al día, la lista de empresas que tienen algo pendiente que solo el equipo puede resolver (el nombre de la empresa, el email de su titular, qué le falta y desde cuándo, sin importes). Los correos se envían desde el dominio send.finases.com, con la región de envío en la Unión Europea (Irlanda).
• Anthropic — proveedor del modelo de lenguaje (Claude) con el que funcionan la lectura de documentos y los asistentes, incluida Claudia. Como sub-encargado, para esas funciones recibe solo la información que describe la sección 6, no la usa para entrenar sus modelos y opera su API desde Estados Unidos (ver sección 8). Claude Code, también de Anthropic, se describe más abajo, entre los asistentes para el desarrollo.
• WhatsApp / Meta — canal de WhatsApp de finases. WhatsApp Ireland Limited presta la Plataforma de WhatsApp Business conforme a sus Términos para empresas y a sus Condiciones de tratamiento de datos, y Meta Platforms Ireland Limited aloja la API en la nube (Cloud API) a través de la cual finases recibe y envía los mensajes, conforme a las Condiciones de la Cloud API de la Plataforma de WhatsApp Business. Los mensajes que intercambias con finases por WhatsApp están además sujetos a las condiciones y a la política de privacidad de WhatsApp que aceptaste como usuario.
• GitHub — alojamiento del código de finases y ejecución de las tareas programadas del servicio (facturación de suscripciones, recordatorios, informe mensual, aviso diario al equipo, seguimiento de novedades). Los registros de esas ejecuciones contienen únicamente el recuento y el resultado de cada tarea, no los datos de los usuarios a los que se escribió, y se conservan durante un tiempo limitado.
• Google — correo del equipo de finases (Google Workspace): el buzón info@finases.com, donde recibimos los mensajes que nos escribes y los avisos internos del servicio.

Con Supabase, Render, Resend y Anthropic, finases tiene aceptado el acuerdo de tratamiento de datos (DPA) estándar de cada proveedor.

6. Tratamiento con inteligencia artificial

Para la lectura de documentos y los asistentes, finases utiliza el modelo Claude, de Anthropic, como sub-encargado. Se envía al modelo solo la información necesaria para cada función:

• Lectura de facturas: el documento que subes (su contenido completo es necesario para poder leerlo).
• Asistente de facturación: el historial reciente de la conversación y datos concretos de tus facturas (número, fecha, estado, importes y descripción de líneas) y, de tus clientes y proveedores, el nombre y el NIF, que el asistente necesita para preparar una factura o un ticket. No se le envían su IBAN, su email, su domicilio ni las observaciones, salvo que tú se los escribas en la conversación. También la ruta de la página que estás viendo en la aplicación (p. ej. el listado de facturas o el identificador de una factura concreta), como referencia para que el asistente sepa a qué te refieres; es solo la ruta interna y, en su caso, identificadores, nunca el contenido de la pantalla.
• Tus datos fiscales y de personal: los datos fiscales de tu empresa que el asistente necesita para responderte o para un cálculo (por ejemplo, tu forma jurídica, si pagas el alquiler de un local o la fecha de inicio de tu actividad); y las cifras de personal que le dictas para guardarlas (sueldos, Seguridad Social a cargo de la empresa, tu cuota de autónomos y los totales de nóminas del trimestre).
• Claudia por WhatsApp: tus mensajes recientes de esa conversación (hasta cinco intercambios de los últimos 30 minutos), la foto o el PDF del ticket que envíes para su lectura, y los mismos datos concretos de tu empresa que en el asistente de facturación. No se envían al modelo tu número de teléfono ni el identificador de tu cuenta de WhatsApp.
• Cálculo de IVA: solo el periodo y cifras agregadas (totales por tipo y resultado). No se envían facturas individuales ni datos de contactos.
• Asistente de alta (onboarding): los datos que facilitas para crear tu empresa (razón social, NIF, domicilio, teléfono, provincia, forma jurídica, régimen fiscal y de IVA, tipo y fecha de inicio de actividad, y si tienes operaciones exentas de IVA), tu actividad (CNAE) y las ayudas y novedades que te interesan, los clientes que des de alta con él (nombre, NIF y email) y el nombre de las empresas que ya tienes.
• Chat de la web: los mensajes que escribe el visitante.

Además:

• Los datos enviados al modelo no se utilizan para entrenarlo.
• finases no almacena el contenido enviado al modelo en sus registros internos; solo guarda métricas técnicas (tarea, modelo y número de tokens).
• finases tiene aceptado el acuerdo de tratamiento de datos (DPA) estándar de Anthropic, que forma parte de sus condiciones comerciales.
• Residencia de datos: hoy el procesamiento por IA se realiza a través de la API de Anthropic, que puede tratar datos fuera de la UE con las garantías que describe la sección 8. Está previsto migrar a procesamiento en la UE antes de la apertura general.

7. Conservación

Los datos de tu cuenta y de tu empresa (también los datos fiscales, las cifras de personal que declaras y la huella de los libros importados) se conservan mientras dure el contrato. Al terminar, puedes pedirnos que te los entreguemos o que los borremos: lo hace el equipo de finases, a mano, y te decimos qué no se puede borrar, si hay algo, y por qué. Si no nos pides nada, siguen guardados como estaban: la baja, por sí sola, no los borra. La contabilidad de FINASES LR, S.L. (por ejemplo, las facturas de tu suscripción) se conserva 6 años.

Los datos de contacto que dejas en el chat de la web se conservan mientras atendemos tu solicitud y hasta que nos pidas su supresión (sección 9).

WhatsApp: el identificador de tu cuenta de WhatsApp y, en su caso, tu número se conservan mientras dure la vinculación. Los últimos mensajes de la conversación con Claudia (hasta cinco intercambios) se conservan también mientras dure la vinculación: solo se usan durante los 30 minutos siguientes a cada mensaje, la conversación siguiente los sustituye y no se borran por tiempo; se borran cuando desvinculas tu WhatsApp. De cada mensaje recibido conservamos durante 8 días un identificador técnico, sin su contenido, para no procesarlo dos veces y comprobar que se atendió. De los ficheros que nos envías, finases solicita a WhatsApp su eliminación una vez descargados; en finases quedan archivados como documentos de tu empresa y, si descartas por chat el gasto propuesto, se borran con él. Si nos escribe un WhatsApp que no está vinculado, respondemos con un aviso (normalmente una sola vez al día) y no guardamos su mensaje.

8. Transferencias internacionales

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Anthropic (proveedor del modelo de lenguaje) opera su API desde Estados Unidos bajo las garantías previstas en el RGPD (cláusulas contractuales tipo o decisiones de adecuación). Los proveedores de los asistentes de IA para el desarrollo (Anthropic y OpenAI, sección 5) tratan la información, según sus políticas de privacidad, en servidores situados fuera del Espacio Económico Europeo, entre ellos en Estados Unidos, y declaran apoyarse en decisiones de adecuación o en cláusulas contractuales tipo. La aplicación web se distribuye a través de la red global de Vercel, que renueva tu sesión de acceso desde el punto de esa red más cercano a ti. WhatsApp Ireland Limited y Meta Platforms Ireland Limited pueden transferir datos a otras entidades de Meta en Estados Unidos con las garantías previstas en sus condiciones (addenda de transferencia de datos y Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.). Los mensajes del canal de WhatsApp de finases se almacenan en la región de la Unión Europea (Alemania) que ofrece la plataforma. La infraestructura principal del servicio (la base de datos y los documentos, en Supabase, y la API, en Render) opera en regiones de la Unión Europea.

9. Derechos del interesado

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a info@finases.com, adjuntando, si es necesario, prueba de tu identidad. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

10. Seguridad

finases aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: aislamiento por empresa (cada usuario solo accede a los datos de sus empresas), control de acceso por usuario y cifrado en tránsito.

Lo que ve el equipo de finases. Para darte soporte, ayudarte si hay una incidencia, cobrar la suscripción y avisarte de lo que tienes pendiente, el personal autorizado de finases dispone de un panel interno donde ve los datos de tu cuenta y de tu empresa que necesita para ello: el nombre, el NIF y la provincia de la empresa, los emails de sus usuarios, tu suscripción y sus facturas, las notas que nos dejas y qué le falta a la empresa para poder calcular sus modelos (esto último, sin importes). Desde ese panel no se leen tus conversaciones con Claudia. Si, porque nos lo pides, una persona del equipo es además miembro de tu empresa, aparece en «Usuarios» y el propietario de la empresa puede quitarla cuando quiera.